Epson FAX Utilityの使い方を徹底解説！PCで送受信してペーパーレス化を実現する設定と体験レポ

「FAXを送信するためだけに、わざわざ書類をプリントアウトするのが面倒」「受信したDM FAXでインクと紙がどんどん無駄になる」……そんな悩み、エプソン複合機を使っているなら今すぐ解決できます。

事務作業の効率を劇的に変えてくれるツール、それが「Epson FAX Utility」です。私自身、このツールを導入してからというもの、デスク周りの書類の山が消え、インク代の節約にも成功しました。今回は、実際に使ってみて分かったリアルな設定手順や、つまずきやすいポイントを徹底的に深掘りします。

1. 体験して分かった！Epson FAX Utilityが「神ツール」な3つの理由

実際にEpson FAX Utilityを日々の業務に組み込んでみて、特に感動したメリットを紹介します。

以前は、PCで作った見積書を一度印刷し、それをFAX機に通して送信していました。しかし、このユーティリティを使えばPC画面から直接相手先に飛ばせます。受信も同様で、画面上で内容を確認して「本当に必要なものだけ」を印刷するスタイルに変えたところ、エプソン純正インクの交換頻度が目に見えて減りました。

受信したFAXを自動的にPDFとしてPCの指定フォルダに保存できるのが最大の強みです。日付や相手先名でファイル管理ができるため、1年前の注文書も検索一発で見つかります。紙のファイリングに追われていた時間は一体何だったのかと、自分の働き方を反省したほどです。

事務所に届くFAXを確認するためだけにわざわざ出社する必要がなくなります。共有設定をしておけば、自宅のノートパソコンから事務所の複合機に届いた内容をチェックできるため、場所を選ばない働き方が可能になりました。

設定は驚くほどシンプルです。以下の手順で進めてみてください。

まずはEpson Software Updaterを起動し、最新の「FAX Utility」がインストールされているか確認しましょう。入っていない場合は、エプソンの公式サイトからお使いの機種に対応したものをダウンロードします。

設定が完了すると、普段使っているMicrosoft Officeなどの印刷画面のプリンター選択欄に「EPSON FAX」という項目が現れます。これを選んで「印刷」を押すと、専用の送信画面が立ち上がり、電話帳から宛先を選んで送信できます。

ここが一番重要です。複合機本体の設定メニューから「PC-FAX受信」を「保存する」に切り替えます。保存先のフォルダをPC内に指定すれば、次から届くFAXはすべて静かにデジタルデータとして蓄積されていきます。

スムーズにいかない時のために、私が実際に直面したトラブルと解決法を共有します。

「管理者パスワード」を求められる： 設定を変更しようとするとパスワードを要求されることがあります。初期設定ではエプソンプリンターの製造番号（シリアルナンバー）がパスワードになっているケースが多いので、本体の背面シールをチェックしてみてください。
PCの電源を切ると受信できない？： 常にPCをつけておくのが難しい場合は、複合機の「本体メモリー保存」を併用しましょう。後でPCを起動した際に、溜まっていたFAXを一括で取り込むことができます。
光回線での通信エラー： 光回線などのIP電話環境では、通信速度を「低速（9,600bps）」に設定し直すと、エラーが減り安定して送受信できるようになります。